محمد باقر عباسی، معاون امور اسناد هویتی سازمان ثبت احوال کشور درباره روال اداری این سازمان گفت: تمامی رویه‌های اداری از معاونت امور هویتی و حقوقی می‌گذرد؛ خدمات این سازمان از دریافت مدارک هویتی آغاز می‌شود، و در نهایت با فوت افراد به پایان می‌رسد. پس از فوت ورثه و ادارات نیز می‌توانند از اسناد استفاده کنند. این اسناد تا ۱۲۰ سال فعال هستند و پس از آن در بین بایگانی مدارک غیرفعال قرار می‌گیرند.
طی سال‌های اخیر با الکترونیکی شدن مدارک، اکنون کد ملی کلید دسترسی به تمامی اطلاعات افراد است که در پایگاه اطلاعاتی کشور وجود دارد.
ثبت احوال متشکل از چهار سیستم است که شامل ثبت مدنی، نظام ثبت جمعیت، مدیریت هویت و نظام آمار حیاطی است. تمامی این موارد بخش‌های مختلف سرویس‌دهی سازمان ثبت احوال را تشکیل می‌دهند و ما جزو معدود کشور‌هایی هستیم که این سیستم‌ها را به صورت یکجا در کنار یکدیگر داریم و می‌توانیم با سیستمی مشترک از آن‌ها استفاده کنیم.
تعویض شناسنامه در ایران همچنان به صورت سنتی انجام می‌شود و به همین دلیل زمان آماده شدن آن طولانی است. در زمان شیوع ویروس کرونا زمان آماده شدن شناسنامه‌ها به ۷ ماه نیز رسید؛ اکنون تلاش داریم با رایزنی‌های لازم بتوانیم زمان آماده‌سازی شناسنامه را به یک روز برسانیم.
خدمات دیگر مانند گواهی تجرد سریع‌تر انجام می‌شوند و افراد می‌توانند با ارائه اصل شناسنامه خود در یک روز فعالیت‌های اداری خود را انجام دهند. پیشنهاد ما به هموطنان خارج از کشور آن است که وکالت ثبت احوال خود را به یک فرد معتمد بدهند تا او بتواند کارهای اداری را به سهولت انجام دهد.
اکنون سند ازدواج به دلیل اهمیت ذکر کردن شروط ضمن عقد به صورت دفتری آماده می‌شود و تک برگی نیست. با این حال پیش بینی می‌شود در آینده تمامی اسناد این چنینی به صورت تک برگ آماده شوند چرا که بیشتر اطلاعات داخل آن‌ها در فضای الکترونیکی ثبت می‌شود.
سند ثبت کلیه وقایع ، سند پایه تمامی مدارک هویتی فردی است؛ اگر فردی تاریخ تولد اشتباهی در شناسنامه خود دارد به دلیل اشتباه در تصدیق نامه پزشک و یا نگارش اولیه است. در این شرایط ایرانیان خارج از کشور با مراجعه به وبسایت سازمان ثبت اهوال می‌توانند مشکلات خود را پیگیری کنند.
با همکاری تنگا‌تنگ وزارت امور خارجه و ثبت احوال ، توانسته‌ایم در مناطقی مانند فرانکفورت، کوالالامپور و مناطق دیگر ارائه کارت ملی داشته باشیم و افراد می‌توانند در کشورهای مختلف اقدام به دریافت کارت ملی ایرانی را صورت دهند. همچنین این امکان را داریم تا در مدت حداکثر دو هفته فرآیند کار صدور کارت ملی هوشمند را برای هموطنان خارج از کشور انجام دهیم.
طبق ماده ۳۳ قانون ثبت اهوال، کل وقایع روابط زوجه در ثبت احوال ثبت می‌شود اما در شناسنامه آخرین اطلاعات ازدواج ثبت می‌شود. اطلاعات اضافی در شناسنامه درج نمی‌شوند و فقط در ثبت احوال وجود دارند. افرادی که طلاق گرفته‌اند می‌توانند با مراجعه به سازمان ثبت احوال و تعویض شناسنامه خود اطلاعات ازدواج قبلی خود را حذف کنند.
هموطنانی که در خارج از کشور شناسنامه خود را گم کرده‌اند می‌توانند با مراجعه به سفارت‌های ایران در کشورهای مختلف درخواست شناسنامه المثنی دهند. پس از دریافت شناسنامه جدید، نمونه قبلی باطل می‌شود و کسی نمی‌تواند از مدرک گم شده سوء استفاده کند. اگر فردی بعد از گرفتن المثنی شناسنامه قبلی خود را پیدا کند می‌تواند باری دیگر به سازمان ثبت احوال مراجعه کند و شناسنامه اصلی خود را فعال سازد.